أعلن الدكتور محمد عمران رئيس الهيئة العامة للرقابة المالية، عن الانتهاء من إعداد دليل عن حوكمة الشركات وحماية حقوق الأقلية ليُوضح للمتعاملين فى الأنشطة المالية غير المصرفية الخطوات والمستندات المطلوب تقديمها للإدارة المركزية للحوكمة بالهيئة وينبه المتعاملين إلى الأوراق والمستندات المستبعدة والتى ليس لها سند قانونى بما ينعكس على تقليل زمن تأدية الخدمة، ونسرد فى السطور التالية كيفية الدعوة إلى عقد اجتماع مجالس الإدارة، والتى تتكون من 5 إجراءات وهى:

أولا إجراءات توجيه دعوة مجلس الإدارة:

ينعقد مجلس الإدارة بدعوة من رئيسه أو من غالبية أعضائه أو بناء على طلب ثلث أعضائه.

ثانيا إجراءات انعقاد مجلس الإدارة

1- إثبات حضور مجلس الإدارة، ويكون حضور مجلس الإدارة بالأصالة، ويجوز لأعضاء مجلس الإدارة أن ينيبوا عن بعضهم البعض فى حضور الجلسات بشرط أن تكون الإنابة مكتوبة ومصدقاً عليها من رئيس المجلس.

2- رئاسة مجلس الإدارة: يعين مجلس الإدارة من بين أعضائه رئيساً، كما يجوز له أن يعين نائباً للرئيس يحل محل الرئيس حال غيابه، كما يجوز لمجلس الإدارة أن يعين رئيساً تنفيذياً بحسب النظام الأساسى للشركة.

3- النصاب القانونى للاجتماع: لا يكون اجتماع المجلس صحيحاً إلا إذا حضره نصف عدد أعضائه على الأقل، بما فيهم الرئيس بشرط ألا يقل عدد الحاضرين عن ثلاثة أو العدد الذى يشترط النظام أيهما أكبر.

4- النصاب القانونى للقرارات: تصدق قرارات المجلس بأغلبية الأعضاء الحاضرين ما لم يشترط النظام أغلبية خاصة.

5- تدوين محاضر مجلس الإدارة: يجب أن تدون محاضر اجتماعات المجلس بصفة منتظمة فى دفتر خاص يوقع عليه من رئيس الاجتماع وأمين السر.

وحددت هيئة الرقابة المالية، رسوم 100 جنيه لتوثيق محضر اجتماع مجلس الإدارة للنسخة الواحدة، 300 جنيه رسوم فحص ودراسة.

وبالنسبة لمستندات التصديق على محضر مجلس الإدارة، هى طلب مقدم للهيئة على مطبوعات الشركة وخاتمها موقع من رئيس مجلس الإدارة، النظام الأساسى للشركة وتعديلاته، بيانات الاتصال وفقاً لآخر تحديث، مستخرج حديث من السجل التجارى، التفويضات إن وجد، كشف حضور مجلس الإدارة موقع من الأعضاء ومن أمين السر، محضر اجتماع مجلس الإدارة على مطبوعات الشركة وعدد من الصور المطلوب اعتمادها على أن تكون معتمدة من رئيس مجلس الإدارة وأمين السر وعلى أن يثبت بصلب المحضر أسماء أعضاء مجلس الإدارة الحاضرين بالاجتماع، إقرار رئيس الاجتماع بمسئوليته عن صحة ما ور بالمحضر من تسجيل لوقائع الاجتماع وبصحة الحضور وباكتمال النصاب المطلوب لصحة الاجتماع، توكيل أو تفويض من الشركة لمندوبيها فى تسليم المستندات للهيئة واستلامها منها، إيصال سداد مقابل الخدمة.